O gerenciamento do escopo do projeto irá definir os caminhos que o projeto tem que seguir para alcançar o seu objeto e o sucesso, e mais, Ricardo Vargas, PMP, afirma: “ - O escopo é tudo, é a reta que vá desde onde estou até onde eu quero chegar”.
O PMI® através do guia PMBOK® descreve o seguinte: “O gerenciamento do escopo trata principalmente da definição e controle do que é do que não está incluído no projeto”.
Quando se vai gerenciar um projeto, um dos grandes desafios do projeto é definir claramente os produtos e/ou serviços (marcos) relacionados aos seus objetivos, os quais serão entregues para o cliente, estabelecendo o escopo de trabalho que deve ser realizado pela equipe do projeto.
A feitura de um escopo detalhado, claro e conciso é imprescindível para garantir a satisfação do cliente e a eficácia do trabalho realizado e para evitar que o projeto se desvie do seu curso. O escopo deve definir os objetivos a serem alcançados. Um grande desafio é identificar exatamente o que deve ser feito. Um escopo bem definido e bem controlado aumenta significativamente as chances de sucesso nos projetos. (Ricardo Vargas, PMP)
Os processos do gerenciamento do escopo do projeto são os seguintes:
a) Planejamento do escopo;
b) Definição do escopo;
c) Criação da EAP;
d) Verificação do escopo;
e) Controle do escopo.
Planejamento do escopo
Definido por muitos como a parte mais importante de todas as áreas do conhecimento, o planejamento se resume na seguinte expressão: “O planejamento do escopo é, portanto, o processo de elaborar e documentar a estratégia para o desenvolvimento do trabalho (escopo) que irá gerar o produto do projeto”. (Carlos Magno Xavier, PMP)
O sucesso do projeto está atrelado à definição e o gerenciamento do escopo do projeto.
Cada projeto exige um uso cuidadoso de ferramentas, fontes de dados, metodologias, processos e procedimentos, e de outros fatores, para garantir que o esforço gasto nas atividades de determinação do escopo esteja de acordo com o tamanho, complexidade e importância do projeto.
Durante o processo de planejamento do escopo do projeto, é fundamental que comecemos pela definição do escopo do cliente, ou seja, que os produtos e serviços (marco), relacionados aos objetivos do projeto, serão entregues a ele.
Declaração do Escopo
A declaração de escopo é aonde são definidas as entregas do projeto e o trabalho para criar estas entregas. A declaração de escopo fornece um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes interessadas no projeto, bem como os principais objetivos do projeto.
A eficiência e eficácia da equipe de gerenciamento do projetos em planejar, gerenciar e controlar a execução do projeto pode ser determinada através do gerenciamento do escopo do projeto.
A declaração do escopo do projeto deverá ser composta no mínimo dos seguintes itens: objetivos, descrição do escopo do produto, requisitos, limites, entregas, critérios de aceitação de produtos, restrições, premissas, organização inicial, riscos iniciais, marcos do cronograma, limitação dos fundos, requisitos do gerenciamento de configuração do projeto, especificações do projeto, requisitos de aprovação, etc.
Criação da EAP
O PMBOK descreve: “A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto”.
Quando se cria uma EAP dentro do gerenciamento do escopo do projeto a visualização das entregas a visualização do projeto pelas partes interessadas no projeto se tornam mais fácil e mais claras, auxiliando no gerenciamento do projeto como um todo.
Verificação do escopo
“A verificação do escopo é o processo de obtenção da aprovação formal desse instrumento por parte dos envolvidos (stakeholders) responsáveis pela aceitação dos subprodutos do projeto. O objetivo é obter a aceitação. Talvez o nome ideal desse processo devesse ser aceitação do escopo”.
O processo de verificação do escopo tem um papel preponderante para a continuidade do projeto no caminho certo.
Controle do escopo
Durante a execução de um projeto, é inevitável a ocorrência da solicitação de mudança de escopo do projeto. Um fator crítico de sucesso do projeto é a condução do processo de mudança de escopo do projeto.
O processo de controle de mudanças no escopo é o processo responsável por, de forma organizada e controlada, receber as solicitação de mudança, avaliar seus impactos no projeto, obter sua aprovação a quem de direito e refletir as mudanças solicitadas e aprovadas na linha de base do projeto.
Com o plano de gerenciamento do escopo definido é hora de planejar as demais áreas de gerenciamento (tempo, custo, risco, comunicação, qualidade, aquisição, recursos humanos, integração). Esse planejamento é feito analisando cada pacote de trabalho da EAP.
Conclusão
O gerenciamento do escopo é a base para a construção dos demais processos de gerenciamento de projeto, pois sem o gerenciamento do escopo, torna-se muito complicado gerenciar a verificação e controle de custos, tempo e mudanças de escopo, pois não fica clara para as parte interessadas qual é o limite do projeto, quais são as premissas do projeto, quais os pacotes de trabalhos, quais são as entregas, etc.
A definição do escopo é, talvez, a parte mais importante do processo de definição e planejamento antecipado já que se não soubermos com certeza o que vamos estar fornecendo e quais são os limites do projeto, não teremos qualquer possibilidade de sucesso, pois se não tivermos realizado um bom trabalho para definir o escopo, o seu gerenciamento será quase impossível.
A definição do escopo de um projeto é uma dos etapas mais importantes da gestão de projetos, conforme já mencionado anteriormente, portanto podemos concluir que este processo dentro dos projetos de engenharia é o marco inicial para a execução dos serviços e/ou produtos.
Leitura Recomendada
PMI – Project Management Institute (Editor). PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide – Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Quarta Edição, 2008.
Xavier, Carlos Magno da S. – Gerenciamento de Projetos: como definir e controlar o escopo do projeto/Carlos Magno da S. Xavier – São Paulo: Saraiva, 2006.
Xavier, Carlos Magno da S. – Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware:abordagem prática de como iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos – Rio de Janeiro: Brasport, 2005.
Vargas, Ricardo Viana – Manual prático do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide / Ricardo Viana Vargas – 3. ed. Rev. – Rio de Janeiro: Brasport, 2007.
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