Hoje, 21/12/2010, acessei a net e me deparei com a seguinte noticia no site do UOL (http://esporte.uol.com.br/futebol/ultimas-noticias/2010/12/21/governo-assina-autorizacao-para-terceira-etapa-das-obras-do-mineirao.jhtm), achei muito interessante pois segundo a notícia o “projeto está na 3ª etapa (fato raro, tratando de obras públicas). Bem mas vamos ao fato que interessa, a notícia descreve como as etapas anteriores do projeto foram cumpridas (segundo cronograma definido pela FIFA), e que se iniciará a terceira e mais complicada etapa, mas o que realmente me chamou a atenção foi o valor estimado do projeto R$ 743,4 milhões.
Gostaria de aproveitar e descrever a importância do gerenciamento de custos do projeto (haja vista o valor), que inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. O PMBok® descreve o o seguinte:
Estimativa de custos – desenvolvimento de uma estimativa dos custos os recursos necessários para terminar as atividades do projeto.
Orçamentação – agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos.
Controle de custos – controle dos fatores que criam as variações de custos e controles das mudanças no orçamento do projeto.
Todos esses item tem as suas variáveis (entradas, ferramentas e técnicas e as saídas)
Esses processos interagem entre si e também com processos nas outras áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver esforço de uma ou mais pessoas ou grupos de pessoas, dependendo das necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases.
O gerenciamento de custos do projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. No entanto, o gerenciamento de custos do projeto também deve considerar o efeito das decisões do projeto sobre o custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto. Por exemplo, a limitação do número de revisões de projeto pode reduzir o custo do projeto à custa de um aumento nos custos operacionais do cliente. Essa visão mais ampla do gerenciamento de custos do projeto muitas vezes é chamada de estimativa de custos do ciclo de vida. A estimativa de custos do ciclo de vida, juntamente com técnicas de engenharia de valor, pode aprimorar a tomada de decisões e é usado para reduzir o custo e o tempo de execução e para melhorar a qualidade e o desempenho da entrega do projeto.
O gerenciamento de custos do projeto considera as necessidades de informação das partes interessadas no projeto. Diferentes partes interessadas irão medir os custos do projeto de diferentes maneiras e em momentos diferentes. Posso citar como exemplo: o custo de um item adquirido pode ser medido quando a decisão de aquisição é tomada ou lançada, o pedido é colocado, o item é enviado e o custo real é incorrido ou registrado para fins de contabilidade do projeto.
Embora não esteja mostrado aqui como um processo distinto, o trabalho envolvido na execução dos três processos do gerenciamento de custos do projeto é precedido de um esforço de planejamento da equipe de gerenciamento de projetos. Esse esforço de planejamento faz parte do processo. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, que produz um plano de gerenciamento de custos que determina o formato e estabelece os critérios para planejar, estruturar, estimar, orçar e controlar os custos do projeto. Os processos de gerenciamento de custos e suas ferramentas e técnicas associadas variam de acordo com a área de aplicação, geralmente são selecionados durante a definição do ciclo de vida do projeto e são documentados no plano de gerenciamento de custos. Por exemplo, o plano de gerenciamento de custos pode estabelecer:
• Nível de precisão: Os custos estimados das atividades do cronograma serão arredondados até uma precisão definida (por exemplo, $100, $1.000), com base no escopo das atividades e na extensão do projeto, e podem incluir uma quantia para contingências.
• Unidades de medida: São definidas todas as unidades usadas nas medições, como equipe-horas, equipe-dias, semanas, preço global, etc., para cada um dos recursos.
• Ligações entre procedimentos organizacionais: O componente da EAP (WBS) usado para a contabilidade de custos do projeto é denominado conta de controle (CC). A cada conta de controle é atribuído um código ou um número de conta que é ligado diretamente ao sistema de contabilidade da organização executora. Se as estimativas de custos dos pacotes de planejamento forem incluídas na conta de controle, o método para os pacotes de planejamento de orçamentação será incluído.
• Limites de controle: Os limites de variação dos custos ou outros indicadores (por exemplo, pessoa-dias, volume de produto) em pontos de tempo designados ao longo do projeto podem ser definidos para indicar a quantidade definida de variação permitida.
• Regras do valor agregado. Três exemplos:
1) São definidas as fórmulas de cálculo do gerenciamento de valor agregado para a determinação da estimativa para terminar;
2) São estabelecidos os critérios de crédito de valor agregado (por exemplo, 0-100, 0-50-100, etc.); e
3) Definir o nível da EAP no qual será realizada a análise da técnica do valor agregado.
• Formatos de relatório: São definidos os formatos dos diversos relatórios de custos.
• Descrições de processos: São documentadas as descrições de cada um dos três processos de gerenciamento de custos.
A relação entre escopo, tempo, qualidade e custo de um projeto é muito tênue, pois sempre que uma delas difere do planejado, o resultado é alterado. Na maioria das vezes as variações são inevitáveis, embora algumas sejam positivas e outras negativas. Cabe ao gerente de projetos estimular as variáveis positivas e suprimir as variáveis negativas.
Ex: Um escopo mal planejado pode aumentar o ciclo de vida do projeto que conseqüentemente irá aumentar o custo do projeto. Caso esta situação ocorra com um prestador de serviços o resultado financeiro planejado terá uma variação negativa. No entanto se for possível reduzir o ciclo de vida de um projeto, atendendo ao escopo planejado, os custos irão variar positivamente aumentando o resultado financeiro do prestador de serviços. Não seja a vítima !
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