Pessoal, decidi fazer uma pausa com relação as fases de um projeto, e criar um post especial.
Hoje, estava em meu horário de almoço, lendo alguns e-mails, verifiquei um especial, nele continha um link que falava sobre o palestrante, escritor e estrategista Mario Persona, fiquei muito impressionado com o vídeo em que ele fala sobre a administração do tempo, por isso resolvi postar o video aqui.
As dicas dadas por ele são conhecidas por todos, mas, ele diz de uma forma simples e direta, aproveite também, para verificar o site dele (consulte os links indicados do blog), lá existem vídeos interessantes sobre outros assuntos.
Para quem gostou do assunto estou postando também uma matéria ou melhor uma parte do relatório MR&G.
Você sabe administrar seu tempo?
Confira dicas para não se tornar refém de sua rotina e aprenda a otimizar tarefas para fazer seu dia render.
Muitos profissionais atualmente se sentem escravos de sua rotina de trabalho e gostariam que o dia tivesse 48 horas em vez de 24 para dar conta de suas tarefas. No entanto, muitas vezes o que é chamado de falta tempo na verdade é falta de organização e foco naquilo que é realmente importante e prioritário.
Veja abaixo algumas dicas que vão auxiliá-lo na otimização de suas tarefas e ajudá-lo a ter uma rotina mais organizada e produtiva, restando tempo, inclusive, para você e para o seu lazer, que são importantíssimos.
Para saber administrar o tempo, é fundamental conhecer-se a si mesmo - Você precisa saber qual é o seu horário mais produtivo (manhã, tarde ou noite) e direcionar as atividades mais importantes para este horário.
Cuide da alimentação - Comer alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferença na qualidade de vida. E estar bem fisicamente é fundamental na rotina diária. Profissionais estressados e cansados têm maior dificuldade de administrar o tempo.
Faça uma lista das suas prioridades - Há várias formas de organizar uma agenda diária ou semanal: desde aquela lista básica que você faz com os compromissos do dia listados em tópicos, até o uso do Palm ou do Outlook. Aproveite melhor as ferramentas que tem à sua disposição para organizar suas tarefas e compromissos.
Descubra qual tipo de gerenciamento de tempo se adapta melhor à sua rotina - Há duas alternativas para gerenciar o tempo. A primeira é dar prioridade para atividades mais importantes, somente realizando as outras se for possível. A segunda alternativa é encontrar meios de reduzir o tempo necessário para realizar determinadas tarefas sem prejudicar a qualidade. De qualquer forma, há a necessidade de rever e alterar seus próprios hábitos de maneira criteriosa para efetivamente gerenciar seu tempo.
Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade - Urgência está ligada ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tenha. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância).
Hora certa para bater papo e receber visitas - Seja mais criterioso na escolha das atividades e conversas fora de hora. Se tiver muito trabalho para fazer logo na segunda-feira, por exemplo, deixe as conversas sobre o fim de semana para a hora do almoço ou mesmo para o final do expediente. O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que você está repleto de coisas por fazer ou mesmo aquela tia do interior que liga no meio da tarde pra saber as novidades? Nesta hora, você precisa ser franco, dizer que está muito ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos líderes e superiores, o problema se torna ainda maior, já que a gama de pessoas interessadas em falar com eles e passar problemas e pendências é imensa. O ideal, segundo o consultor e autor do livro Socorro, roubaram meu tempo , Marcelo Thalenberg, é instaurar a política de portas abertas: Você permite ser interrompido, mas com regras: todos os dias das 14h às 15h, por exemplo. "O que não pode acontecer é a política de porta arrombada: qualquer pessoa pode entrar, a qualquer hora do dia. Supondo que você não seja o médico plantonista do pronto-socorro nem um representante do Corpo de Bombeiros, isto não se faz necessário, a não ser que seja um problema de extrema urgência", diz Thalenberg.
Não faça o trabalho dos outros - Fique atento também com o colega que chega em sua mesa com um problemão e, sem pestanejar, solta a bomba: "Estou com um problema com o cliente X. Será que você não pode conversar com ele em meu nome?" Ou então: "Estou com dificuldades de entender este relatório. Você pode fazer um resumo dele para mim?" Este é um profissional muito esperto, que não quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para você. Não se intimide e diga que, infelizmente, estará muito ocupado nos próximos dias. Você pode até dar uma sugestão, mas não fazer o trabalho por ele. Isso só atrasará ainda mais as suas atividades.
Tenha disciplina - Administrar o tempo exige disciplina, motivação, esforço, e nem sempre estamos dispostos a isso. Além das conversas e interrupções fora de hora, há vários outros desperdiçadores de tempo, como ver e-mails a toda hora, atender ao celular no meio da reunião, adiar para amanhã tarefas que poderiam ter sido feitas hoje. Estes são apenas alguns dos hábitos improdutivos que atrapalham a vida do profissional.
Fique atento aos desperdiçadores de tempo*
Ausência de foco - Reuniões em que tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.
Falta de concentração - Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.
Ausência de planejamento - Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes.
Acomodação - Desmotivado, exercendo há muito tempo a mesma função, anos na mesma empresa. Seja qual for a razão, muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.
Procrastinação - Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.
Ser refém do celular - Há profissionais que não conseguem viver sem o seu e, de ferramenta para maximizar o tempo, o celular torna-se um suplício. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos, o aparelho é um inimigo da concentração e da produtividade.
Usar o e-mail de forma errada - Checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes são atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e não consiga dar conta de todas as suas tarefas.
Fonte: Relatório MR&G. Extraído do boletim informativo "Humor Esável nº 17", da psicóloga
